Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych w Commercecon Sp. z o.o., Sp. k. w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów

Zgodnie z przepisami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz na podstawie art. 25 Ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku Dz.U. 2024 poz. 928 (dalej „Ustawa”) , Commercecon Sp. z o.o. Sp. k. ustala następującą procedurę zgłoszeń wewnętrznych:

1. Osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (dalej: Przyjmujący zgłoszenie), w ramach struktury organizacyjnej Commercecon Sp. z o.o. Sp. k., są pracownicy działu kadr Commercecon Sp. z o.o. Sp. k..
2. Osobami upoważnionymi do weryfikacji zgłoszeń i podejmowania działań następczych, w ramach struktury organizacyjnej Commercecon Sp. z o.o. Sp. k., są pracownicy działu prawnego Commercecon Sp. z o.o. Sp. k. (dalej: zespół do działań następczych).
3. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, których dokonuje Sygnalista wraz ze wskazaniem adresu do kontaktu lub z jego pominięciem:
   a) Sygnalista może dokonać zgłoszenia ustnie (telefonicznie na nr 42 6321020) lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną) – każde zgłoszenie dokonywane w takiej formie zostaje udokumentowane protokołem zawierającym dokładny przebieg rozmowy.
   b) Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie: nagrania rozmowy umożliwiającego wysłuchanie lub protokołu spotkania zawierającego dokładny przebieg rozmowy.
   c) Sygnalista może dokonać sprawdzenia poprawności i zatwierdzenia protokołu przebiegu rozmowy przez jego podpisanie.
   d)Sygnalista może dokonać zgłoszenie pisemne w formie papierowej, za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: Commercecon Sp. z o.o. Sp. k  Ul. Inwestycyjna 5, 95 – 050 Konstantynów Łódzki (z zastrzeżeniem punktu 4) poniżej)  lub elektronicznej na adres mailowy ( [email protected] ).
4. Commercecon Sp. z o.o. Sp. k. nie będzie podejmowała żadnych prób ustalania tożsamości Sygnalisty, który postanowił pozostać anonimowy, a jakiekolwiek działania w tym zakresie, stanowią Naruszenie. W celu zachowania pełnej anonimowości, zgłoszenia przesłane pocztą powinno być wysłane w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem ,,Poufne – SYGNALISTA” umieszczonej w kolejnej kopercie opatrzonej klauzulą ,,zgłoszenie nieprawidłowości – naruszeń prawa”. Przesyłka przekazywana jest bezpośrednio do rąk własnych Przyjmującego zgłoszenie. Korespondencja taka nie podlega rejestracji na zasadach ogólnych obowiązujących w Commercecon Sp. z o.o. Sp. k. Przyjmujący zgłoszenie ma obowiązek zachowania w tajemnicy danych Sygnalisty, zgodnie z jego wolą.
5. Sygnalista, który podał sposób oraz adres do kontaktu, otrzyma od Przyjmującego zgłoszenie potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od jego otrzymania.
6. Zespół do działań następczych po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego i jego weryfikacji podejmie działania następcze polegające na wszczęciu postępowania wyjaśniającego, wszczęciu postępowania kontrolnego, podjęcia działań przeciwdziałających naruszeniu, podjęcia działań naprawczych oraz zamknięciu procedury. Zespół do działań następczych prowadzi Rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
7. Sygnalista, który podał adres do kontaktu, otrzyma od zespołu do działań następczych informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
8. Poza zgłoszeniami wewnętrznym i niezależnie od nich, Sygnalista może dokonywać zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich (https://bip.brpo.gov.pl/pl) albo organów publicznych oraz – w stosownych wypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Szczegóły dotyczące dokonywania zgłoszeń zewnętrznych określa Rozdział 4 Ustawy.
9. Załącznikami do procedury zgłoszeń wewnętrznych są:

a) Formularz zgłoszenia wewnętrznego,

b) Klauzula informacyjna RODO,

c) Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku Dz.U. 2024 poz. 928,

d) wzór Protokołu przebiegu rozmowy będącej zgłoszeniem wewnętrznym Sygnalisty,

e) wzór Rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

10. Procedura zostanie udostępniona w firmowym intranecie w zakładce – Procedura zgłoszeń wewnętrznych.
11. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości.

Pobierz w PDF